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맥킨지, 발표의 기술

상황을 정의하라

나는 왜 프레젠테이션을 하는가?

당신은 프레젠테이션을 준비하는 것보다 하고 싶은 일들이 더 많을 것이다. 만약 중요한 순서대로 가장 하고 싶은 일을 5개 나열하라고 한다면, 청중 앞에 서서 프레젠테이션을 발표하는 것이 포함될까? 분명 아닐 것이다. 이 사실을 기억하라. 프레젠테이션을 싫어하는 당신보다 프레젠테이션 내내 자리를 지켜야 하는 청중들이 프레젠테이션을 더 싫어한다. 농담이 아니다.

청중들이 당신의 프레젠테이션 내내 자리를 지키고 있어야 할 타당한 이유를 만들어라. 당신은 그들의 식견과 경험과 조직 내 지위가 필요하다. 그것이 없으면 문제를 해결할 수 없다. 모든 프레젠테이션의 목적은 정보를 전달하고 이해를 구하는 것이다. 그러기 위해서는 목표를 명확하게 해야 한다. 이것이 당신이 진행하는 프레젠테이션의 목표를 정의하는 것과 관련된 핵심이다.

이 작업에는 몇 가지 주의할 점이 있다.

① 한 문장으로 제한하라. 만약 한 문장 이상이 필요하다면 당신의 목표가 분명하지 않은 것이다.

② 반드시 현실적인 목표를 설정하라. 가령 신상품에 대한 아이디어에 수백만 달러를 투자하는 문제를 그 자리에서 승인하도록 요구하는 것은 비현실적이다. 단 한번의 프레젠테이션으로 의사결정권자들을 설득하기는 힘들 것이다.

③ 행동으로 이어지도록 하라. 다음 질문에 답해보라. "청중이 무엇을 하기를 원하는가?"

프레젠테이션에 걸리는 시간은 얼마인가?

시간에 대해 이렇게 생각해 보라. 영화는 평균적으로 90분 정도 상영되고, TV쇼는 광고를 제외하고 약 22분이다. 광고는 30초 이내에 그 메시지를 전달한다. 물론 이것들 대부분은 단순한 메시지를 전달하는 반면 비즈니스 프레젠테이션은 훨씬 복잡하다. 그러나 프레젠테이션의 길이와 청중의 눈꺼풀이 무거워지는 시간에는 아주 밀접한 관계가 있다. 그러므로 당신에게 선택권이 있다면, 짧을수록 좋다는 사실을 명심하라.

다음은 프레젠테이션에 할애된 시간 내에 목표를 달성하지 못할 경우를 대비한 몇 가지 선택이 가능한 방법들이다.

- 의욕을 자제하되 더 현실적이고 객관적이 되어라. 두 번째 프레젠테이션이나 보충 회의를 계획하라.

- 프레젠테이션을 하기 이틀 전에 관련 정보의 유인물을 청중들에게 제공해서 그들이 사전지식을 갖도록 하라.

- 청중에게 추가적인 정보는 프레젠테이션이 끝날 때 받게 될 유인물에 있다고 알리는 것도 하나의 대안이 될 수 있다. 가능하면 유인물을 프레젠테이션이 시작할 때 배포하는 것을 피하라. 청중의 주의가 당신이 프레젠테이션하고 있는 것에서 분산될 위험이 있다.

- 자세한 정보나 배경 지식을 정리한 자료를 준비하라. 청중이 더 많은 무언가를 요구할 경우, 준비한 자료를 통해 대비해야 한다.

- 프레젠테이션의 각 부분과 보여주기로 계획하고 있는 비주얼들에 대해 우선순위를 정하라. 1순위는 반드시 보여주어야 하는 것이고 2순위는 생략할 수 있는 것들이다.

- 청중에게 새로운 동의를 구하라.

프레젠테이션을 설계하라

줄거리를 정교하게 짜라

계획안을 보고해야 될 때가 되면, 우리는 결론 및 제안을 도출하기 위해 사건의 연대기나 분석 순서 등 기존에 사용했던 문제 해결 방법을 재현하려는 경향이 있다. 내 경험으로는 당신의 제안으로 프레젠테이션을 시작하는 것이 가장 좋다. 그리고 남은 시간 동안 청중에게 그 제안이 왜 당신이 해결하도록 요청받은 문제에 대한 최선의 해결책인지 설명하라. 두 방법의 차이를 보여주는 간단한 예를 들어보자. 다음은 루시라는 소녀가 친구 셜리에게 보낸 편지이다.

안녕, 셜리. 지난 토요일 오후, 내가 남자친구와 공원에서 놀고 있을 때 너도 들렀던 것 기억할거야. 남자친구가 말하길 내가 뒤돌아 있을 때 네가 그에게 키스했다면서? 그리고 일요일에 네가 우리 집에 놀러 왔을 때 엄마가 점심으로 참치 샐러드를 만들어줬더니, 너는 "윽, 지금까지 먹어본 샐러드 중에 최악이야!"라고 말했지. 그리고 어제는 우리 집 고양이가 네 다리를 비비니까 넌 고양이를 발로 차면서 너희 집 개 몬스터를 풀어놓는다고 겁줬지. 이 모든 일 때문에 나는 네가 싫어. 더 이상 친구로 지내고 싶지 않아. - 루시

지난 토요일에 무슨 일이 있었는지 첫 번째 단락을 읽으면 알 수 있지만, 편지가 어떻게 끝나는지 분명히 알 수는 없다. 그래서 일요일의 일을 쓴 두 번째 단락을 읽고, 그 다음 어제 무슨 일이 있었는지를 읽는다. 이렇게 첫 번째 단락을 두 번째, 세 번째 단락과 연결하면 편지가 어떻게 최후의 통첩에 다다르는지 알 수 있다. 이것이 사건을 발생한 순서대로 나열한 연대기이다.

만약 위의 편지를 결론부터 다시 쓸 경우, 편지의 요점이 얼마나 더 명확하게 전달되는지, 편지가 얼마나 더 효과적이고 단순해지는지, 얼마나 더 강력한 효과를 갖게 되는지 확인해보자.

안녕, 셜리. 나는 네가 싫어. 이유를 말해줄게.

① 너는 내 남자친구를 가로챘어.

② 너는 우리 엄마를 모욕했어.

③ 너는 우리 고양이를 겁줬어.

상상력으로 말하라

청중 가운데에는 말로 듣거나 숫자로 된 표를 봐야만 메시지를 이해할 수 있는 사람들이 있다. 잘 그려진 차트와 텍스트 페이지는 대부분의 프레젠테이션에서 효과적이다. 우리의 의식은 새로운 오락의 원천과 수많은 웹 사이트, 잡지, 그리고 케이블 TV에서 얻은 정보에 젖어 있다. 이 난제를 풀기 위해서는 상상력을 펼쳐 평범함을 능가하는 독창적인 비주얼을 창조해야 한다. 그것은 시각적 비유, 유머, 그림, 음악 같은 친숙한 것들이다.

상상력은 어디에서 오는가?

나는 모든 사람들이 내가 생각해낸 것만큼 훌륭한 아이디어들을 전개시킬 상상력을 갖고 있다고 확고히 믿는다. 비결은 갇혀 있는 자신의 독창성을 풀어주고 소생시키는 것이다. 다음에서는 그렇게 하는 데 효과가 있었던 방법을 소개하겠다.

① 혼자 하지 말라 - 당신 주변의 동료들을 모아 아이디어들을 브레인스토밍 하라. 아이디어에 대한 판단을 내리기 전에 먼저 모든 집단의 아이디어를 모았다는 사실을 확인하여 의견을 제시하는데 주저하는 사람이 없도록 해라.

② 프레젠테이션의 구체적인 목표에 집중하라 - 예를 들어, 청중이 중대한 사안에 대해 긴급히 조치를 강구하도록 설득해야 한다면 신문, 잡지의 주요 기사를 보여주거나 주의를 끌어온 최근의 사업 견적을 제시한다.

③ 청중 개개인을 분석하고 그들의 배경에서 어떤 점이 독특한지, 그들의 공통 관심사가 무엇인지 파악하라 - 예를 들어 그들이 모두 기술자라면 공학적인 비유를 사용하는 것을 고려하라.

④ 주제를 환기시키는 시각적 이미지에 집중하라 - 가령 항공 산업의 위상에 대해 논의할 예정이라면 비행기, 구름 또는 햇빛의 이미지를 사용할 수 있다.

⑤ 음악, 미술 스포츠 또는 다른 산업의 혁신기업에서 얻은 영감을 참작하라 - 아이디어를 얻는 데 도움을 받기 위해 또는 미래의 아이디어를 위한 투자로서 자신의 파일을 구성하기 시작하라.

⑥ 당신의 상상력에 도전하라 - 나는 아이디어를 짜내려고 애쓰면서 그중 상당수는 그저 갑자기 머릿속에 떠올랐다는 사실을 깨달았다. 그것들은 연역적 추리에 기초한 아이디어보다 훨씬 직관적이고 영감을 주는 것들이다.

⑦ 어른스러운 사고방식을 떨치도록 노력하고 어린아이처럼 생각하라 - 이미지에 대해 곰곰이 생각하거나 완벽을 기하는 데 많은 시간을 소비하지 말라. 만약 대답이 얼른 떠오르지 않으면   메시지는 나중으로 미루고 다음으로 넘어가라. 가장 중요한 것은 생각하지 않고 떠오르는 대로 그저 실행해야 한다는 점이다.

스토리 보드를 만들어라

프레젠테이션의 구조와 디자인을 자유자재로 다루는 데 가장 뛰어난 도구가 스토리 보드이다. 이 도구의 미덕은 하나의 차트를 너무 복잡하게 만들어서 비주얼을 전체적인 줄거리와 관련짓지 못하는 경향을 최소한으로 줄이는 것이다. 스토리 보드는 프레젠테이션의 흐름을 상세히 계획하도록 해준다.

① 결정한 줄거리 순서를 따라 프레젠테이션의 개요를 작성하라. 무엇을 프레젠테이션하고, 어떤 순서로 할 것인지 알게 된다.

② 그 개요에 따라 비주얼이 어디에서 필요하고 그것들이 어떻게 보일 것인지 결정하라.

③ 비주얼을 만들어라. 비주얼의 오른쪽이나 아래쪽에 당신이 하려는 말을 적어라. 비주얼을 읽는 방법과 비주얼의 핵심, 즉 무엇 때문에 이 비주얼이 중요한지를 포함하라.

④ 흐름을 점검하라. 차트의 순서가 논리적인지 시험하라.

⑤ 무엇을 이용할지 염두에 두고 최종 자료에 들어갈 모든 애니메이션 기법을 기록하라.

⑥일단 최적의 비주얼 수와 순서를 확정했으면 각각의 비주얼로 돌아가서 각 페이지 하단에 넘어가는 말을 표시하라.

우리는 스토리보드를 통해 행동으로 옮기는 데 문제가 없는지 판별할 수 있고, 다음 개념을 소개하기 전에 요약이 필요한 부분이 어디인지 결정할 수 있다.

프레젠테이션을 전달하라

연습하라 : 결점 찾기

발표자들은 청중 앞에 설 때 완벽해야 한다고 생각한다. 그러나 인간은 불완전한 존재이기 때문에 청중 앞에서 완벽하려고 노력할수록 어설픈 행동만 하게 된다. 틀린 대답을 할 것이고 틀린 비주얼을 보여줄 것이며 가장 중요한 비주얼에 오자를 남길 것이다. 그런데 청중은 그런 것에 신경 쓰지 않으며 신경을 쓰더라도 우리보다 훨씬 빨리 잊어버린다. 따라서 우리는 인간이며 실수를 한다는 것을 인정하고 넘어가는 편이 좋다. 연습을 통해 전문가다운 프레젠테이션을 하기 위해 필요한 것을 생각하고 준비해야 한다.

프레젠테이션을 하기 전에 충분히 미리 생각하자.

① 첫 번째 연습은 발표할 장소와 비슷한 공간에서 혼자 한다. 첫 번째 연습의 목표는 자료에 익숙해지는 것, 각각의 비주얼에 대해 설명할 말을 생각하는 것, 넘어가는 말을 메모하고 프레젠테이션에 걸리는 시간 확인 등이다.

② 두 번째 연습의 목표는 자신감을 얻는 것이다. 각각의 동료에게 프레젠테이션의 각기 다른 측면에 집중하도록 부탁한다. 예를 들어, 첫 번째 사람은 내용의 일관성/ 분석/ 구성을, 두 번째 사람은 비주얼의 선명도와 오자를 본다. 세 번째 사람은 전달 기술에 집중하고 네 번째 사람은 의사결정권자의 관점에서 프레젠테이션을 보게 한다. 또한 두 번째 연습은 비디오테이프에 녹화해서 볼 경우 자신을 청중의 관점에서 볼 수 있는 좋은 기회가 된다.

연습을 충분히 했다는 것을 언제 알 수 있을까? 내일 프레젠테이션을 하더라도 그에 걸맞은 자신감, 확신, 열정을 갖고 할 수 있다고 느낄 때이다.

전달의 기술을 이용하라

이제 프레젠테이션을 전달할 준비가 되었다. 청중의 기억에 남고 좋은 인상을 주기 위해서는 무엇이 필요한가?

① 숨쉬기에 집중하라.

② 시선을 마주쳐라.

③ 자연스럽게 말하라.

④ 음역을 최대한 사용하라.

⑤ 두 발에 무게를 싣고, 두 손은 허리 높이에.

⑥ 스크린 옆에 서라.

⑦ 필요한 경우가 아니면 지시봉을 사용하지 말라.

질문에 답하는 것에 익숙해져라

많은 발표자들이 질문에 대한 두려움 때문에 프레젠테이션을 하면서 불안과 긴장을 느낀다. 그보다 더 심한 것은, 대답하지 못하는 상황에 대한 두려움이 그 원인이다. 가장 좋은 방법은 질문을 예상하는 것이다.

① 인내심을 가지고 질문에 귀를 기울여라.

② 질문이 끝나면 대답을 생각하기 위해 잠깐 멈춰라.

③ 질문을 반복할 필요는 없다.

④ 더도 덜도 아닌 그 질문에만 대답하라.

⑤ 질문자에게만 대답하지 말고 모든 청중에게 대답하라.

⑥ 질문에 대해 충분히 대답했다고 느낄 때까지 대답하라.

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